Im Uni-Alltag als Lehrender, Forscher und Coach erlebt man oft drei parallele Spannungsfelder: die Planung von Lehrveranstaltungen, die Betreuung von Promovierenden und Postdocs, und nicht zuletzt die eigene Forschung – plus die strategische Karriereplanung. Viele Tools helfen bei einzelnen Teilbereichen. Die App FlowSavvy (Provisionslink) aber vereint Planung, Zeitblockierung und Resilienz gegenüber Unterbrechungen – und hat mir geholfen, meinen Alltag klarer, fokussierter und ruhiger zu gestalten.
Warum genau jetzt ein stärkeres Organisations-Tool nötig war
- Die Woche startet mit fixen Lehrveranstaltungen, Korrekturen und Meetings. Dazu kommt aber unregelmäßige Forschungszeit, E‑Mail‑Flut und plötzlich auftauchende Betreuungsgespräche. Ohne dynamische Planung drohte mein Kalender überzufüllen und ich verlor den Überblick.
- Herkömmliche To‑do‑Listen (Excel, Notizbuch, Erinnerung) halfen nur bedingt: Ich sah was zu tun war, aber nicht wann realistisch dafür Zeit bleibt.
- Ich merkte: Planung heisst nicht nur „Aufgaben sammeln“, sondern „Terminen sinnvoll Zeitblöcke zuweisen“ und flexibel bleiben, wenn etwas Unerwartetes kommt.
Die App FlowSavvy adressiert genau diese Lücke: Sie übernimmt das automatische Einplanen, Zeitblockierung und Rescheduling.
Wie ich FlowSavvy in meinem Alltag nutze – Schritt für Schritt
1. Erfassen meiner Aufgaben und Verpflichtungen
Ich starte den Montagmorgen mit einem Blick in meine Semester‑Planung (z. B. Lehrveranstaltungen, Seminare). Diese fixen Termine importiere ich in meinen Hauptkalender. Dann öffne ich FlowSavvy und erfasse:
- alle Forschungsschritte (z. B. Literaturrecherche, Datenanalyse, Paper‑Draft)
- administrative Aufgaben (z. B. Sitzungen, Lehrplanung)
- wiederkehrende Gewohnheiten (z. B. 1 Std Schreibzeit am Morgen, 30 Min Sport)
Dank der Schnell‑Inbox‑Funktion lässt sich eine Aufgabe spontan eintragen und später präzise terminieren.
2. Automatisches Zeitblockieren lassen
Nachdem alle Aufgaben vorhanden sind, lasse ich FlowSavvy „mein perfekt passendes Wochen‑Gerüst“ generieren. Die App plant automatisch die Aufgaben in frei verfügbare Zeitblöcke, unter Berücksichtigung meiner Arbeitszeiten und Pausen.
Beispiel: 5 h Datenanalyse werden auf drei Tage verteilt, nicht alles an einem Tag. Wenn ich später eine spontane Sitzung habe, kann ich den Zeitplan mit „Recalculate“ neu erzeugen.
3. Farb‑Codierung und visuelle Kontrolle
Eine Besonderheit: FlowSavvy färbt Aufgaben nach Dringlichkeit (z. B. grün = ausreichend Zeit, rot = Deadline naht). Ich sehe sofort, wo Engpässe entstehen könnten. Damit verhindert man, dass am Freitag eine riesige rote Kachel auftaucht und man plötzlich in Panik steckt.
4. Flexible Anpassung bei Unterbrechungen
Ob Betreuungsgespräch, Notfallmeeting oder private Verpflichtung – wenn ein Zeitblock verschoben wird, reorganisiert FlowSavvy den Rest automatisch. Ich muss nicht manuell alle anderen Blöcke verschieben. Diese Flexibilität ist im Hochschulalltag ein echter Vorteil.
5. Schutz der Grenze zwischen Arbeit und Erholung
Ich verwende getrennte Zeitprofile: z. B. „Forschung“ von 9‑12 Uhr, „Lehre“ 14‑17 Uhr, „Persönlich“ ab 19 Uhr. FlowSavvy plant nur innerhalb dieser definierten Zeiträume, sodass Freizeit respektiert wird.
Welche konkreten Vorteile ich beobachte
- Mehr Fokus auf die Forschung: Seit ich meine Forschungszeit blockiere, komme ich deutlich seltener in den Modus „nur noch Mails und kleine Aufgaben“. Stattdessen läuft „echte“ Forschungszeit wie geplant.
- Weniger mentale Last: Ich muss nicht ständig überlegen „Was kommt als Nächstes?“ oder „Hab ich überhaupt noch Zeit dafür?“. Der Plan ist vorhanden – und passt sich an.
- Bessere Balance zwischen Lehre, Forschung und Selbstpflege: Durch klare Zeitprofile bleibt am Abend Raum für Regeneration oder eigene Weiterbildung.
- Sichtbare Wirkung im Coaching‑Alltag: In Gesprächen mit Promovierenden und Postdocs kann ich vermehrt zeigen, wie Timeblocking im Wissenschaftskontext aussieht. FlowSavvy dient hier nicht nur mir – sondern als Modell.
Empfehlungen für die Nutzung im wissenschaftlichen Umfeld
- Realistische Zeitblöcke: Für kreative Arbeit (z. B. Schreiben) empfehle ich 90 Minuten–120 Minuten Blöcken, da kürzere Abschnitte kaum Tiefe erzeugen.
- Das App seinen Job machen lassen: Wenn ein unerwarteter Termin kommt, berechne deinen Kalender sofort neu – statt später hektisch manuell umzubauen.
- Reflektiere wöchentlich: Nimm dir 10 Minuten am Freitag um die Planung der letzten Woche zu reflektieren. Zu viele „rot“-Kacheln? Dann definiere nächste Woche weniger Aufgaben.
Fazit
Für mich als Uni-Professor war FlowSavvy nicht einfach ein weiteres Planungstool – es war der Schlüssel zu einem strukturierten und zugleich flexiblen Alltag. Ich kann mich mehr auf Inhalte und Wirkung konzentrieren, statt auf das Organisieren. Wenn du als Lehrender, Forschender oder natürlich als Student:in im Wissenschaftssystem unterwegs bist, dann lohnt sich ein Blick auf FlowSavvy.